POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU MEBLEWYMIAROWE.PL (MARKA ARTIFEX)

1. Postanowienia ogólne

​

1. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w serwisie internetowym dostępnym pod adresem: https://meblewymiarowe.pl (dalej: „Serwis”), prowadzonym przez producenta mebli na wymiar działającego pod marką Artifex.

2. Polityka została przygotowana z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. („RODO”) oraz właściwych przepisów prawa polskiego, w tym ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawa telekomunikacyjnego (w zakresie cookies/marketingu).

3. Celem Polityki jest przekazanie przejrzystych informacji o: administratorze danych, celach i podstawach prawnych przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, okresach przechowywania, prawach osób, przekazaniach poza EOG, cookies, profilowaniu oraz sposobie kontaktu w sprawach prywatności.

​

2. Administrator danych i kontakt

​

1. Administratorem danych osobowych jest:
   ZOYA GROUP SP. Z O.O.
   ul. Szafarnia 11 / F8, 80-755 Gdańsk, Polska
   NIP: 5833416299, KRS: 0000876118, REGON: 387816925
   E-mail: info@meblewymiarowe.pl

2. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt na adres e-mail wskazany powyżej (zalecany temat wiadomości: „RODO”).

​

3. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

​

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu i współpracy z nami, przetwarzamy następujące kategorie danych:

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP/REGON/KRS (w przypadku B2B), adres siedziby/dostawy/montażu, e-mail, numer telefonu.

2. Dane dotyczące zapytań i wycen – treść wiadomości z formularzy/kontaktu, preferencje co do mebli, wymiary, zdjęcia/poglądowe szkice, miejsce montażu/serwisu, proponowane terminy, budżet.

3. Dane transakcyjne i rozliczeniowe – nr zamówienia/umowy, wartość zamówienia, status płatności, sposób dostawy/odbioru, dokumenty rozliczeniowe (faktury), dane dot. gwarancji/rękojmi/reklamacji.

4. Dane logistyczne – adresy doręczeń i montażu, okna czasowe, instrukcje dla kuriera/montażysty.

5. Dane konta (jeśli dostępne) – login, zaszyfrowane hasło, historia zamówień, ustawienia użytkownika.

6. Dane marketingowe – zgody marketingowe, historia zapisów na newsletter, informacje o interakcjach z komunikacją marketingową (otwarcia/kliknięcia – o ile narzędzia to rejestrują).

7. Dane techniczne i dotyczące aktywności – adres IP, typ urządzenia/przeglądarki/systemu, znaczniki czasu, logi serwera, identyfikatory cookies/SDK, podstawowe dane analityczne (np. podstrony, źródło wejścia, przybliżona lokalizacja oparta na IP), a także dane z narzędzi antyspamowych/antybotowych (np. wynik weryfikacji CAPTCHA).

8. Rekrutacja (jeśli aplikujesz) – CV, list motywacyjny, dane identyfikacyjne i kontaktowe, historia zatrudnienia, wykształcenie oraz inne informacje, które dobrowolnie przekażesz.

​

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

​

Przetwarzamy dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji poniższych celów:

1. Udzielanie odpowiedzi na zapytania, przygotowanie wyceny, prowadzenie korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – komunikacja z osobami zainteresowanymi naszą ofertą).

2. Zawarcie i realizacja umowy (produkcja mebli, dostawa, montaż, serwis, obsługa reklamacji/rękojmi/gwarancji) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Rozliczenia, rachunkowość i obowiązki podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego).

4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapobieganie nadużyciom i zapewnienie bezpieczeństwa IT – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Marketing bezpośredni własnych produktów i usług (w tym e-mail/SMS/telefon, newsletter) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – marketing do naszych klientów; przy czym przepisy sektorowe mogą wymagać odrębnej zgody na komunikację kanałami elektronicznymi).

6. Analityka, statystyka, mierzenie ruchu i skuteczności działań w Serwisie – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies/SDK o charakterze analitycznym i marketingowym).

7. Prowadzenie profili/stron w mediach społecznościowych i interakcja z użytkownikami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Rekrutacja – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania prowadzące do zawarcia umowy) i art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawa pracy), a także art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami lub na potrzeby przyszłych rekrutacji).

​

5. Odbiorcy danych i kategorie podmiotów przetwarzających

​

W zależności od procesu, dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

1. Dostawcy usług IT i hostingu, utrzymania serwerów, poczty e-mail, chmury, systemów CRM/Helpdesk, narzędzi antyspamowych/antybotowych.

2. Dostawcy usług analitycznych i marketingowych online (narzędzia statystyczne, tag managers, systemy newsletterowe, platformy reklamowe) – wyłącznie w zakresie objętym zgodą cookies/marketingową.

3. Biuro rachunkowe/księgowość, doradcy podatkowi, audytorzy.

4. Firmy kurierskie i logistyczne, operatorzy dostaw oraz podwykonawcy/montażyści realizujący transport, wniesienie i montaż mebli.

5. Dostawcy płatności (jeżeli w Serwisie udostępnimy sprzedaż online).

6. Dostawcy usług prawnych (kancelarie), windykacyjnych i ubezpieczeniowych – w razie potrzeby.

7. Operatorzy mediów społecznościowych – jeśli wchodzisz z nami w interakcje poprzez nasze profile/strony.
   Wszystkie podmioty przetwarzające działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub jako odrębni administratorzy (np. kurier). Nie sprzedajemy Twoich danych.

​

6. Przekazywanie danych poza EOG

​

1. Co do zasady dążymy do przetwarzania danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

2. Jeżeli w ramach narzędzi IT/analitycznych/marketingowych dojdzie do przekazania danych do państw trzecich (np. USA), odbywa się ono:

   • na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony Komisji Europejskiej (jeśli dotyczy danego odbiorcy), lub

   • z zastosowaniem standardowych klauzul umownych (SCC) oraz – w razie potrzeby – dodatkowych środków zabezpieczających.

3. Informacje o aktualnych odbiorcach i podstawach przekazania są dostępne na żądanie – skontaktuj się z nami na info@meblewymiarowe.pl.

​

7. Okres przechowywania danych (retencja)

​

1. Zapytania i korespondencja – do 12 miesięcy od zakończenia komunikacji, a jeśli doszło do negocjacji/wyceny – do końca okresu negocjacji + 3 lata (dla celów dowodowych).

2. Dane umowne i rozliczeniowe – przez okres trwania umowy, a następnie:

   • dokumenty księgowe – co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy,

   • roszczenia kontraktowe – co do zasady do 6 lat (ogólny termin przedawnienia), z uwzględnieniem przepisów szczególnych.

3. Reklamacje/rękojmia/gwarancje – przez czas niezbędny do obsługi oraz do upływu terminów odpowiedzialności/roszczeń.

4. Konta użytkowników – do czasu usunięcia konta.

5. Marketing (w tym newsletter) – do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu.

6. Dane techniczne/cookies – zgodnie z cyklem życia danego pliku cookie/identyfikatora (szczegóły w polityce cookies/ustawieniach zgód).

7. Rekrutacja – przez czas trwania rekrutacji; dokumenty wybrane do zatrudnienia zgodnie z przepisami prawa pracy; rekrutacje przyszłe – na podstawie zgody, do czasu jej cofnięcia.

​

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

​

Masz prawo do:

1. dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),

2. sprostowania danych (art. 16),

3. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17) – gdy ma zastosowanie,

4. ograniczenia przetwarzania (art. 18),

5. przenoszenia danych (art. 20) – dla danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,

6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21), w tym wobec marketingu bezpośredniego (sprzeciw skuteczny zawsze),

7. wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,

8. złożenia skargi do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
   Realizacja praw: skontaktuj się z nami na info@meblewymiarowe.pl. Odpowiadamy co do zasady w ciągu 1 miesiąca (może zostać przedłużone o maks. 2 miesiące w przypadkach złożonych).

​

9. Pliki cookies i podobne technologie

​

1. Serwis wykorzystuje niezbędne pliki cookies zapewniające jego działanie (np. utrzymanie sesji, bezpieczeństwo, ustawienia użytkownika). Ich stosowanie opiera się na art. 173 Prawa telekomunikacyjnego oraz naszym uzasadnionym interesie.

2. Za Twoją zgodą stosujemy również cookies/SDK:

   • analityczne/statystyczne – pomiar ruchu, diagnoza błędów, usprawnianie UX,

   • marketingowe/reklamowe – personalizacja treści i reklam, pomiar skuteczności kampanii,

   • funkcjonalne – zapamiętanie preferencji, integracje zewnętrzne (np. mapy, wideo),

   • antyspam/antybot – weryfikacja w formularzach (np. CAPTCHA).

3. Zgody zarządzasz poprzez baner/centrum preferencji (przy pierwszej wizycie i w dowolnym momencie później) oraz ustawienia przeglądarki (usuwanie/blokowanie cookies). Brak zgody może ograniczyć niektóre funkcjonalności.

4. Cookies mogą pochodzić od podmiotów trzecich (tzw. cookies podmiotów zewnętrznych), np. dostawców analityki, reklam, mediów społecznościowych czy usług bezpieczeństwa.

5. Okresy życia poszczególnych cookies różnią się (sesyjne/trwałe). Aktualny wykaz kategorii cookies i ich celów znajdziesz w banerze/centrum preferencji.

6. Z poziomu przeglądarki możesz usuwać historię cookies oraz blokować ich zapisywanie. Instrukcje udostępniają producenci przeglądarek (Chrome, Firefox, Safari, Edge itd.).

​

10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

​

1. Możemy prowadzić ograniczone profilowanie marketingowe (np. segmentacja odbiorców według zachowania w Serwisie, historii interakcji z newsletterem) – wyłącznie w zakresie objętym udzieloną zgodą na cookies/marketing.

2. Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.

​

11. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

​

1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do: udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania wyceny, zawarcia i realizacji umowy (produkcja, dostawa, montaż), rozpatrzenia reklamacji czy wystawienia dokumentów księgowych.

2. Zgody marketingowe i zgody na cookies/analitykę/marketing są dobrowolne i mogą być w każdej chwili wycofane.

​

12. Źródła danych

​

1. Dane pozyskujemy głównie bezpośrednio od Ciebie (formularze, e-mail, telefon, zamówienia, korespondencja, interakcje w mediach społecznościowych).

2. W przypadku relacji B2B możemy weryfikować informacje o przedsiębiorstwie w publicznie dostępnych rejestrach (np. CEIDG/KRS) oraz na stronach internetowych firm/branżowych – wyłącznie w zakresie niezbędnym do nawiązania/realizacji współpracy.

​

13. Środki bezpieczeństwa

​

1. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w szczególności: kontrolę dostępu, szyfrowanie w tranzycie (HTTPS/TLS), kopie zapasowe, minimalizację danych i ograniczenia retencyjne, umowy powierzenia z dostawcami.

2. Regularnie przeglądamy uprawnienia, szkolimy personel i dbamy o poufność. W razie naruszenia ochrony danych stosujemy procedury RODO (w tym obowiązki notyfikacyjne, gdy ma to zastosowanie).

​

14. Media społecznościowe i odnośniki zewnętrzne

​

1. W ramach profili/stron w mediach społecznościowych (np. Facebook/Instagram/LinkedIn) przetwarzamy dane użytkowników odwiedzających i wchodzących w interakcje – w oparciu o nasz uzasadniony interes oraz zasady określone przez daną platformę (która jest odrębnym administratorem).

2. Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron. Nie odpowiadamy za ich polityki prywatności – zachęcamy do zapoznania się z dokumentacją tych usług.

​

15. Zmiany Polityki

​

1. Możemy aktualizować Politykę, m.in. w związku ze zmianami przepisów lub funkcjonalności Serwisu.

2. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod stałym adresem URL.

​

16. Kontakt w sprawach prywatności

​

W celu realizacji praw, uzyskania informacji o przetwarzaniu lub zadania pytań prosimy o kontakt: info@meblewymiarowe.pl (zalecany temat: „RODO”). Możesz też korespondować tradycyjnie na adres siedziby Administratora (z dopiskiem „RODO”).

​

Klauzule informacyjne dla wybranych procesów (ułatwienia praktyczne):

​

A. Formularz kontaktowy / zapytanie ofertowe

​

• Administrator: ZOYA GROUP SP. Z O.O.

• Cel: obsługa zapytania, przygotowanie wyceny, kontakt zwrotny.

• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne) lub lit. f (uzasadniony interes – komunikacja z zainteresowanymi).

• Odbiorcy: dostawcy hostingu/IT, antyspam/antybot, e-mail.

• Okres: do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji lub dłużej, jeśli przechodzi w negocjacje/umowę.

• Prawa: jak w pkt 8; dobrowolność podania danych, lecz niezbędność do kontaktu.

​

B. Umowa (produkcja, dostawa, montaż)

​

• Cel: zawarcie/realizacja umowy, rozliczenia, serwis/reklamacje.

• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO; lit. f (dochodzenie roszczeń).

• Odbiorcy: kurierzy/logistyka, podwykonawcy/montażyści, księgowość, IT, płatności (jeśli online), prawnicy.

• Okres: dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku podatkowego; roszczenia – do 6 lat.

​

C. Newsletter / marketing elektroniczny

• Cel: przesyłanie informacji handlowych o naszych produktach i usługach.

• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz przepisy sektorowe (UŚUDE/Prawo telekomunikacyjne).

• Odbiorcy: platforma mailingowa, dostawcy analityki.

• Okres: do wycofania zgody.

• Uwagi: sprzeciw/wycofanie zgody jest możliwe w każdej chwili (link w stopce e-mail, kontakt na info@meblewymiarowe.pl).

​

D. Cookies/analityka/marketing online

​

• Cel: statystyka, poprawa UX, marketing, bezpieczeństwo.

• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – poza cookies niezbędnymi.

• Odbiorcy: dostawcy analityki/marketingu/antybot; możliwe przekazania poza EOG (SCC/adeq.).

• Okres: zgodnie z cyklem życia cookies; kontrola w banerze/ustawieniach przeglądarki.

​

E. Rekrutacja

​

• Cel: dobór kadr i zawarcie umowy.

• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz – w zakresie dodatkowych danych i przyszłych rekrutacji – lit. a (zgoda).

• Okres: do zakończenia rekrutacji lub do wycofania zgody na przyszłe procesy.

​